Secrétaire Assistant(e)

LE METIER

Le(la) Secrétaire Assistant(e) prend en charge les travaux administratifs et la logistique de son service. Il (elle) est le relais de l’information pour son unité, à l’interne et à l’externe et organise son travail de façon autonome en appréciant les urgences et les priorités. En fonction de l’activité du service, il(elle) peut assurer le suivi administratif  des opérations commerciales (achats/ventes), le suivi administratif  du personnel (congés et absences), le suivi des statistiques du service (tableaux et graphiques).
2 activités essentielles :
– Communication et organisation,
– Gestion administrative et commerciale.

Niveau d'accès

– Vous êtes titulaire d’un BEP des métiers du tertiaire
– Vous avez un niveau de première ou terminale des filières générales, professionnelle ou technologique ou vous bénéficiez de connaissances équivalentes
– Vous possédez une bonne orthographe et des qualités rédactionnelles

Conditions d'inscription

Cette formation peut être suivie en qualité de :
– Salarié en Contrat de Professionnalisation
– Salarié en Formation Continue
– Demandeur d’emploi (si financements associés)

Type de formation

Pré-requis

– Vous êtes titulaire d’un BEP des métiers du tertiaire
– Vous avez un niveau de première ou terminale des filières générales, professionnelle ou technologique ou vous bénéficiez de connaissances équivalentes
– Vous possédez une bonne orthographe et des qualités rédactionnelles

Validation

Titre Professionnel du Ministère de l'Emploi de niveau IV inscrit au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles)

Durée

Cette formation est réalisée en alternance Centre/Entreprise :
– Salarié en contrat de professionnalisation : 497 heures de cours sur 18 mois.
– Salarié en formation continue ou demandeur d’emploi (si financements associés) : 497 heures en centre et 210 heures en stage sur 5 mois
La durée peut varier en fonction du profil du candidat

ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES A RÉALISER EN ENTREPRISE :

Le titulaire de l’emploi est capable de :
– Maîtriser et optimiser les outils de la bureautique
– Rédiger des écrits professionnels
– Traiter des informations suivant les procédures achats _et/_ou ventes
– Résoudre des dysfonctionnements courants (retards de livraison, avaries, erreurs de facturation…)
– Gérer les ressources matérielles courantes d’un service ou d’une entreprise (fournitures, véhicules équipements…)
– Identifier, planifier des opérations pour la réalisation d’un événement, d’un dossier
– Accueillir, orienter ou renseigner un correspondant téléphonique _et/_ou un visiteur
– Gérer un planning d’activités, tenir un agenda
– Assurer le suivi administratif du personnel.

PROGRAMME / CONTENU

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :
– Produire des documents professionnels courants
– Communiquer des informations par écrit
– Assurer la traçabilité et la conservation des informations
– Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
– Planifier et organiser les activités de l’équipe
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :
– Assurer l’administration des achats et des ventes
– Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
– Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
– Assurer le suivi administratif courant du personnel

– Ateliers de redynamisation en français
– Expression écrite et orale : 42h
– Remise à niveau en Français

Autres

Types d’entreprises d’accueil à privilégier

Le(la) Secrétaire Assistant(e) évolue dans tous les types d’entreprises :
– Grande entreprise : l’emploi est spécialisé en fonction de la structure de l’entreprise
– PME-TPE : le(la) Secrétaire Assistant(e) est polyvalent{e) et traite tous les types de dossiers, en relation avec son supérieur hiérarchique et le service